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Planificar es administrar prioridades. ¿Qué dice tu agenda y tus movimientos bancarios?

En esta nota, AZZAHR comparte sugerencias de acciones para mejorar tu habilidad de planificación.

Agustina Palazzolo | 3 de marzo de 2020

¿Cómo autoevaluás tu habilidad de planificación de 1 a 10?

¿Qué hace un líder que logra un buen desempeño en la habilidad de planificar?

Si te autoevaluás siguiendo las acciones anteriores, ¿qué puntaje sacás? 

La administración de las prioridades

¿Cuáles son tus focos de la semana?

¿Cómo tu agenda habla de esos focos?

¿Cuáles son tus prioridades en tu gestión?

Según Carolyn Taylor, las prioridades se encuentran en la agenda de los managers y en la cuenta bancaria, es decir, en cómo administran su tiempo y su dinero.

S. Covey, introduce la matriz de administración de tiempo en el management, la cual permite establecer prioridades con base en dos elementos: aquello que es urgente y aquello que es importante.

¿En qué cuadrante estuviste predominantemente estas últimas dos semanas?

Cuadrante I (Importantes y urgentes): la supervivencia

Suelen ser problemas apremiantes o crisis inminentes. También proyectos clave para la empresa cuya fecha límite está próxima a vencer.

Aunque parezca contradictorio, a este cuadrante es al que menos tiempo deberíamos dedicar: hacerlo significa que hemos planificado mal nuestra atención al resto de cuadrantes y que hemos dejado para última hora nuestro trabajo más relevante.

¿Cuántos aspectos urgentes gestionaste en la última semana que podrían haberse evitado si hubiesen sido planificados?

¿Cuántos aspectos urgentes gestionaste en la última semana que son “monos” de otros dueños?

Cuadrante II (Importantes pero no urgentes): la planificación

Todo lo contrario sucede con este cuadrante: al tener tiempo por delante para hacer estas tareas tendemos a retrasarlas, pero es justo el ámbito donde más atención y esfuerzos debemos aplicar para evitar llegar a la crisis del cuadrante I.

Las actividades que se incluyen en este cuadrante son: planificación del entrenamiento del equipo, planificación de reuniones, planificación de acciones de mejora de procesos, de mejora en la relación con otras áreas, de reuniones con clientes.

¿Cuánto tiempo de tu semana laboral dedicás a planificar la planificación?

¿Qué porcentaje de cumplimiento lográs en base a tu planificación?

Cuadrante III (no Importantes y urgentes): la delegación

Suele confundirse con el primer cuadrante, con lo que muchas personas se apresuran a resolver problemas urgentes pero que, en realidad, no revisten mayor relevancia.

En ocasiones, esa presión por resolverlos cuanto antes viene de las expectativas e intereses de otros compañeros, pero no se corresponde ni con nuestra agenda ni con los intereses de la compañía.

Para profundizar sobre la habilidad de delegar, te invitamos a leer el artículo “Delegación por objetivos vs. delegación por tareas”.

¿Cuántos “monos” alimentaste esta semana que podrían haber sido delegados?

¿Qué tareas podés delegar en tu equipo?

¿Cómo podés facultar a tu equipo para que esté preparado para realizar tareas que quisieras delegar en ellos?

Cuadrante IV (no importantes, no urgentes): eliminación

Como resulta obvio, este cuadrante es el menos interesante de todos y las tareas que en él se encuentren solo deben ser abordadas cuando todas las demás hayan sido resueltas.

Incluso, en la mayoría de ocasiones, podemos delegar estas tareas en otras personas o directamente eliminarlas de la agenda.

Algunas de las tareas que se incluyen en este cuadrante son: reuniones sin objetivo definido y extensas en el tiempo, reportes obsoletos, duplicación de tareas, distracciones, entre otros.

¿Cómo realizo movimientos de las tareas en los cuadrantes de la matriz  para mejorar mi administración del tiempo laboral?

¿Qué tareas puedo planificar? ¿Cuáles puedo delegar? ¿Cuáles puedo suprimir?

¿Cómo podés mejorar la gestión de cada cuadrante?

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