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Reuniones de gestión en 3 fases, alineando acciones y resultados

Agustina Palazzolo | 3 de febrero de 2018

Mindset, patrones de acción, resultados, objetivos de desempeño suelen quedar inconexos, desalineados, libres de confrontación. En ese contexto, las reuniones sobreviven pues sirven como recurso para la comunicación descendente y como salvavidas para resolver problemas urgentes, cuando podrían ser espacios de aprendizaje y entrenamiento que potencien el alineamiento entre planes de acción y logros.

En esta nota, AZZAHR recomienda la metodología para coordinar reuniones que trabajamos con los managers en nuestros proyectos de Coaching Ejecutivo, siguiendo tres fases.

¿Qué beneficios aporta esta metodología de reunión? ¿Qué habilidades se entrenan allí?

¿Quiénes participan? ¿Con qué periodicidad debe realizarse?

Es deseable que participen todos los integrantes del equipo, el líder del equipo en calidad de facilitador y puede invitarse al jefe del líder del equipo (en calidad de observador para luego dar feedback al líder). Sugerimos realizar la reunión con periodicidad mensual, haciendo referencia a los KPIs del mes vencido.

¿Cuáles son las fases del proceso de reuniones de gestión?

Siguiendo fines metodológicos, decimos que el proceso de las reuniones de gestión sigue tres fases: antes, durante y después de la reunión.

Antes de la reunión:

Es aconsejable que enviemos convocatoria de la reunión, indicando hora de inicio, objetivo de la reunión (relacionado a la brecha de desempeño de tu equipo de trabajo), solicitando a tus colaboradores que asistan con la siguiente información:

Es importante que los participantes convocados a la reunión realicen este trabajo de reflexión previa pues trabajaremos desde la mirada constructivista del aprendizaje, entendiendo cómo cada uno de ellos observa la gestión de sus resultados y confrontando sus acciones con sus resultados. La pregunta que guiará al coach en su confrontación a través de preguntas será: ¿lo que el colaborador está haciendo hoy, lo conduce a dónde quiere ir?

Durante la reunión:

1. Check in o inicio de la reunión:

2. Desarrollo de la reunión:

Sugerimos que cada colaborador realice la exposición de sus resultados y acciones (pre-tarea) en el frente. Puede utilizar un marcador y afiche o bien una presentación (tipo PowerPoint o Excel). Del rol del manager como facilitador, se espera que puedas realizar preguntas para lograr que reconozca su conducta prioritaria a mejorar.

La secuencia que proponemos es la que sigue:

3. Cierre de la reunión:

Sugerimos que el manager en su rol de coach cierre la reunión preguntando “¿cómo te vas?, ¿con qué se quedan?, ¿cómo resumirías la reunión en una palabra?”. De esta forma puede relevar cuáles son las percepciones de cada participante sobre la reunión.

A su vez, el manager coach puede realizar una dinámica de aprendizaje en acción, experiencial, para plasmar parte del aprendizaje en la reunión. También pueden proyectarse videos motivacionales o fragmentos de películas para cerrar el espacio compartido generando sentido de pertenencia y logro.

Luego de la reunión:

Luego de la reunión, aconsejamos enviar una minuta sobre lo acordado para que pueda volcarse en las planificaciones de cada participante de la reunión.

A su vez, te sugerimos que informes la fecha de la próxima reunión en el mismo correo donde se envía la minuta para que los participantes puedan agendarla y planificar las acciones acordadas para potenciar los resultados.

Por último, es parte fundamental del rol del manager coach dar seguimiento a los compromisos asumidos por sus colaboradores en la reunión. En función de esto, puede que sea necesario acordar reuniones uno a uno para dar feedback de desempeño o ajustar los planes tácticos.

¿Cómo estás gestionando las reuniones con tu equipo?

¿Cuánto contribuyen tus reuniones al logro de los resultados de negocio?

¿Qué coordinación de acciones se desprenden de ellas?

¿Cómo puede usarse la reunión como dispositivo para entrenar a tus colaboradores?

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