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Reuniones de gestión en 3 fases, alineando acciones y resultados
Agustina Palazzolo | 3 de febrero de 2018
Mindset, patrones de acción, resultados, objetivos de desempeño suelen quedar inconexos, desalineados, libres de confrontación. En ese contexto, las reuniones sobreviven pues sirven como recurso para la comunicación descendente y como salvavidas para resolver problemas urgentes, cuando podrían ser espacios de aprendizaje y entrenamiento que potencien el alineamiento entre planes de acción y logros.
En esta nota, AZZAHR recomienda la metodología para coordinar reuniones que trabajamos con los managers en nuestros proyectos de Coaching Ejecutivo, siguiendo tres fases.
¿Qué beneficios aporta esta metodología de reunión? ¿Qué habilidades se entrenan allí?
- Foco en los resultados: cada colaborador expone los resultados relacionados a sus KPIs y objetivos, indicando las acciones realizadas y los compromisos que tomará par el próximo mes de gestión
- Team work: al escuchar las exposiciones de cada miembro del equipo, se fomenta la integración y la mirada sistémica donde cada integrante entiende el impacto de su acción sobre los resultados de los objetivos de sus pares y del equipo en general
- Planificación: el manager tiene la posibilidad de comunicar la importancia de algunos proyectos sobre otros lo que da espacio a la priorización de acciones y la delegación. A su vez, se diseñan acciones a corto y mediano plazo
- Comunicación: potencia la coordinación de acciones del equipo (a través de pedidos y ofertas) como las conversaciones para la gestión de las relaciones intra-equipo e inter-áreas
- Training: el manager en su rol de coach identifica habilidades a entrenar en sus colaboradores y construyen juntos planes de acción de mejora
¿Quiénes participan? ¿Con qué periodicidad debe realizarse?
Es deseable que participen todos los integrantes del equipo, el líder del equipo en calidad de facilitador y puede invitarse al jefe del líder del equipo (en calidad de observador para luego dar feedback al líder). Sugerimos realizar la reunión con periodicidad mensual, haciendo referencia a los KPIs del mes vencido.
¿Cuáles son las fases del proceso de reuniones de gestión?
Siguiendo fines metodológicos, decimos que el proceso de las reuniones de gestión sigue tres fases: antes, durante y después de la reunión.
Antes de la reunión:
Es aconsejable que enviemos convocatoria de la reunión, indicando hora de inicio, objetivo de la reunión (relacionado a la brecha de desempeño de tu equipo de trabajo), solicitando a tus colaboradores que asistan con la siguiente información:
- ¿Qué logré en el último mes/trimestre/año? → Esta pregunta hace referencia al “qué”, es decir, los resultados. Un ejemplo podría ser:
- ¿Qué acciones realicé para lograr lo que logré? → Esta pregunta hace referencia al “cómo”, es decir, las acciones que cada colaborador realizó para lograr el resultado. Por ejemplo:
- ¿Qué resultados no logré aún? → Esta pregunta hace referencia a la brecha de desempeño del colaborador. Por ejemplo:
- ¿Qué tres acciones voy a hacer para lograrlo? → Esta pregunta hace referencia al plan de acción y a la conducta prioritaria a mejorar del colaborador.
Es importante que los participantes convocados a la reunión realicen este trabajo de reflexión previa pues trabajaremos desde la mirada constructivista del aprendizaje, entendiendo cómo cada uno de ellos observa la gestión de sus resultados y confrontando sus acciones con sus resultados. La pregunta que guiará al coach en su confrontación a través de preguntas será: ¿lo que el colaborador está haciendo hoy, lo conduce a dónde quiere ir?
Durante la reunión:
1. Check in o inicio de la reunión:
- Comunicación de novedades: sugerimos que sea el gerente en su rol de coach facilitador quien de inicio a la reunión, comentando indicadores de desempeño generales de la compañía. En esta oportunidad, el líder también puede comunicar novedades del mercado con el fin de contribuir con el alineamiento entre los objetivos individuales y los de la compañía.
- Ronda de check in: También se puede seguir con alguna actividad de “check in” como podría ser preguntar a cada participante por “una buena y una nueva noticia de la semana” o bien “definir la semana/mes en una palabra”, de esta forma, el líder conocerá el clima de la reunión antes de empezar la fase de las exposiciones.
- Distribución de roles: invitamos a trabajar con los roles de facilitador, tiempiesta y minutero o escriba. El manager será quien tome el rol de coach facilitador, realizando preguntas a los participantes que exponen sus resultados, el tiempista será responsable por el control del tiempo y el escriba tomará nota de cada exposición como así también sobre los acuerdos de los planes tácticos para potenciar los resultados.
2. Desarrollo de la reunión:
Sugerimos que cada colaborador realice la exposición de sus resultados y acciones (pre-tarea) en el frente. Puede utilizar un marcador y afiche o bien una presentación (tipo PowerPoint o Excel). Del rol del manager como facilitador, se espera que puedas realizar preguntas para lograr que reconozca su conducta prioritaria a mejorar.
La secuencia que proponemos es la que sigue:
- Exposiciones: Cada colaborador del equipo realiza una exposición de sus logros y las acciones que realizó para alcanzarlos, luego expone lo que no logró aún y las acciones que se compromete a realizar para lograrlos. Se puede estipular 20 minutos de exposición por participante.
- Indagación: El manager en su rol de coach irá realizando preguntas a cada colaborador con el fin explorar qué creencias lo llevan a esas acciones que conducen a esos resultados. Por ejemplo:
- ¿Qué acciones podés delegar en tus colaboradores? ¿Para qué?
- ¿Cuáles dirías que son los puntos fuertes de tu gestión?
- ¿Cómo planificaste dicha acción comercial?
- ¿Qué te impidió alcanzar esos resultados/concretar esa acción?
- ¿En qué acciones hiciste foco en esta semana?
- ¿Cómo podrías hacerlo diferente?
- ¿Qué aprendiste de ese evento?
- Acuerdo de conducta prioritaria a mejorar: La conducta prioritaria a mejorar es una habilidad que el colaborador debe mejorar para potenciar sus resultados. No se trata de la habilidad con menor nivel de entrenamiento si no aquella que el coach juzga que una mejora en ella puede apalancar notablemente los resultados del coachee o bien, dicho de otro modo, que está limitando su crecimiento.
A través de las preguntas, el manager en su rol de coach, guiará al coachee para que éste reconozca cuál es su conducta prioritaria a mejorar en ese momento. Algunos ejemplos de conducta prioritaria a mejorar podrían ser: planificación, delegación, innovación, comunicación, entre otras. - Acuerdo de plan táctico: En esta parte, el manager indaga sobre acciones posibles para acortar la brecha de desempeño que crea la conducta prioritaria a mejorar. Debemos recordar que las acciones deben ser acordadas con criterio META2 o SMART (medibles, específicos, con un plazo de tiempo, ambiciosos y alcanzables).
Por ejemplo, si el resultado no alcanzado es un determinado porcentaje de aumento de las ventas y la conducta prioritaria es la planificación, se podría definir un plan táctico que contenga el compromiso de “pedir al menos 10 referidos por semana y luego realizar un llamado telefónico a cada uno para acordar una entrevista”.
3. Cierre de la reunión:
Sugerimos que el manager en su rol de coach cierre la reunión preguntando “¿cómo te vas?, ¿con qué se quedan?, ¿cómo resumirías la reunión en una palabra?”. De esta forma puede relevar cuáles son las percepciones de cada participante sobre la reunión.
A su vez, el manager coach puede realizar una dinámica de aprendizaje en acción, experiencial, para plasmar parte del aprendizaje en la reunión. También pueden proyectarse videos motivacionales o fragmentos de películas para cerrar el espacio compartido generando sentido de pertenencia y logro.
Luego de la reunión:
Luego de la reunión, aconsejamos enviar una minuta sobre lo acordado para que pueda volcarse en las planificaciones de cada participante de la reunión.
A su vez, te sugerimos que informes la fecha de la próxima reunión en el mismo correo donde se envía la minuta para que los participantes puedan agendarla y planificar las acciones acordadas para potenciar los resultados.
Por último, es parte fundamental del rol del manager coach dar seguimiento a los compromisos asumidos por sus colaboradores en la reunión. En función de esto, puede que sea necesario acordar reuniones uno a uno para dar feedback de desempeño o ajustar los planes tácticos.
¿Cómo estás gestionando las reuniones con tu equipo?
¿Cuánto contribuyen tus reuniones al logro de los resultados de negocio?
¿Qué coordinación de acciones se desprenden de ellas?
¿Cómo puede usarse la reunión como dispositivo para entrenar a tus colaboradores?